Ekibiniz için şirket alanı nasıl kurulur? Kanallar, üyeler, misafirler ve kurallar

Kısaca: OVOLOOP'ta doğrudan mesaj ve gruplar ücretsizdir. Ekip için kanallar, duyurular, alan adıyla katılım, misafirler, güvenlik kuralları ve saklama ayarı gerekiyorsa OVOLOOP Business'ta bir şirket alanı açarsınız. Alanı bir sahip ve yöneticiler yönetir; üye sayısı satın aldığınız kişi sayısına bağlıdır.

Şirket alanı tam olarak nedir?

Şirket alanı, ekibinizin ortak çatısıdır. İçinde kanallar, üyeler ve kurallar bulunur. Alanın bir sahibi vardır; sahip, üyeleri yönetici ya da üye yapabilir, sahipliği devredebilir. Kanallar üç türdedir: açık kanallara şirketin her üyesi katılabilir, özel kanallara yalnızca eklenenler girer, duyuru kanallarında yalnızca moderatörler yazar.

Alanı adım adım nasıl kurarım?

1. Hesap açın. OVOLOOP bağımsız bir üründür; kendi kaydı, girişi ve iki adımlı doğrulaması (TOTP) vardır. OVOKODO ile giriş de sunulur.
2. Business planına geçin. Plan kişi başınadır; kişi sayısını artırırsanız yeni tutar bir sonraki yenilemeden işler, azaltırsanız değişiklik dönem sonunda geçerli olur. Şirketin mevcut üye sayısının altına inilmez.
3. Şirket sayfasında alanı açın. Şirket adını yazın ve Alanı aç'ı seçin.
4. Üyeleri ekleyin. Üye, OVOLOOP hesabının e-postasıyla eklenir. Roller: sahip, yönetici, üye ve misafir.
5. Kanalları açın. Ad verin; açık, özel ya da duyuru türünü seçin.
6. Kuralları belirleyin. Aşağıda anlatıyoruz.

Alan adıyla katılım nasıl çalışır?

Şirketinizin e-posta alan adını (sirketiniz.com) girerseniz, o alan adındaki doğrulanmış hesaplar davetsiz katılabilir. Ekibe yeni biri geldiğinde ona ayrıca davet göndermeniz gerekmez. Büyük posta sağlayıcılarının alan adları (örneğin Gmail) bu amaçla kullanılamaz; aksi halde dünyadaki herkes kapıya çağrılmış olurdu. Özelliği istediğiniz zaman kapatabilirsiniz.

Misafirleri nasıl eklerim?

Dışarıdan bir danışman ya da müşteri için misafir eklersiniz. Misafir yalnızca kendisine ayrılmış kanalı görür; şirketin geri kalanını görmez. İş bitince misafiri çıkarırsınız.

Hangi güvenlik kurallarını açabilirim?

| Kural | Ne yapar? | |---|---| | OVOKODO ile girişi zorunlu kıl | Üyeler yalnızca OVOKODO kimliğiyle girer | | İki adımlı doğrulamayı zorunlu kıl | Üyeler 2FA açmadan alana giremez | | Oturumları kapat | Bir üyenin açık oturumlarını sonlandırır | | Sahipliği devret | Alanın sahibini değiştirir |

Bir üye ekipten ayrıldığında üyeliği kaldırıp oturumlarını kapatırsınız.

Mesajlar ne kadar süre saklanır?

Saklama süresini 30, 90, 180, 365 ya da 730 gün olarak seçebilirsiniz; süre dolan mesajlar silinir. Hiç seçmezseniz mesajlar silinmez. Bu ayar yalnızca alanın sahibi ve yöneticileri tarafından değiştirilir. Süreyi kısa tutmak, hem depolamayı hem de eski yazışmaların sızma riskini azaltır; ama geçmişe dönüp bakmanızı da zorlaştırır. Karar, ekibinizin ihtiyacına ve yasal yükümlülüklerinize bağlıdır; hukuki konuda bir uzmana danışın.

Dışa aktarma ve denetim kaydı

Alanın tüm içeriğini .jsonl dosyası olarak dışa aktarabilirsiniz; her satır bir kayıttır. Dosya akarak üretilir, bu yüzden büyük şirketlerde de bellek sorunu çıkmaz. Alandaki yönetim işlemleri bir denetim kaydında tutulur; kimin neyi değiştirdiğini sonradan görebilirsiniz.

Plan bittiğinde ne olur?

Şirketin planı etkin değilse kanallar okunur ama yazılmaz; yeni üye ya da kanal eklenemez. Sahibi yeniden abone olunca her şey olduğu gibi açılır. Verileriniz plan bitti diye silinmez.

Dosya ve depolama

Üye başına 20 GB depolama vardır. Her mesaja en fazla 10 dosya eklenir, her dosya en çok 10 MB'tır. Mesajlar en fazla 4000 karakterdir.

Kanal düzenini nasıl kurmalıyım?

Çok sayıda kanal açmak cazip gelir ama ekibi dağıtır. Küçük bir ekip için üç kanal çoğu zaman yeter: herkesin okuduğu bir duyuru kanalı, günlük konuşmalar için bir genel kanal ve her proje için bir kanal. Bir konuşma birkaç gün sürmüyorsa kanal açmak yerine doğrudan mesaj ya da grup kullanın. Kanalları adlandırırken kısa ve tahmin edilebilir adlar seçin; yeni gelen biri hangi kanala bakacağını adından anlamalı. Eski bir projenin kanalına artık yazılmıyorsa yöneticisi ekibe kanalın artık kullanılmadığını duyurabilir.

Başlarken kısa liste

1. Önce bir açık kanal açın ve bir duyuru kanalı ekleyin.
2. Alan adıyla katılımı açın.
3. Güvenlik kurallarını ekibinizle konuşarak seçin; 2FA zorunluluğu çoğu ekip için iyi bir başlangıçtır.
4. Saklama süresini bilinçli seçin.

Hazırsanız: OVOLOOP'ta şirket alanınızı açın.