Küçük bir ekibin günlük akışı: doğrudan mesaj, kanal, sabitleme, kaydetme ve arama

Kısaca: Bu yazı gerçek bir müşteri hikâyesi değil, ürünün gerçek özelliklerine dayanan bir senaryodur. Dört kişilik bir ekip, bir iş gününü OVOLOOP'ta nasıl geçirir: sabah duyuru, gün içinde kanal ve doğrudan mesajlar, önemli bilgilerin sabitlenmesi, sonradan bulmak için arama.

Senaryo: ekip ve düzen

Küçük bir ürün tasarım stüdyosu düşünün: iki tasarımcı, bir geliştirici ve bir yönetici. Şirket alanını açmışlar. Üç kanalları var: bir duyuru kanalı (yalnızca yönetici yazar), bir genel kanal ve her proje için bir kanal. Doğrudan mesajlar ve küçük gruplar ayrıca kullanılıyor.

09.00: Sabah duyurusu

Yönetici duyuru kanalına yazar: "Bugün 15.00'te müşteri sunumu var, dosyalar proje kanalında." Duyuru kanalında yalnızca moderatörler ve sahip yazabildiği için kanal gürültüsüzdür; ekip bu kanalın tüm bildirimlerini açık tutar. Mesaj, ekip üyelerinin tercihine göre bildirim olarak ulaşır.

10.30: Proje kanalında çalışma

Tasarımcı, proje kanalına bir görsel ve kısa bir açıklama ekler. Mesaja en fazla on dosya eklenebilir ve her dosya en çok 10 MB olabilir; tasarımcı üç görseli tek mesajda yükler. Geliştirici bir tepkiyle görseli onaylar, ikinci tasarımcı bir yanıt yazar ve konu mesajın altında toplanır. Kanal "Yalnız anılmalar"da olduğu için dışarıdan bakan biri gürültü görmez, ama anılanlar bildirim alır.

11.15: Doğrudan mesaj

Geliştirici, tasarımcıya doğrudan mesajla bir ölçü sorar. Doğrudan mesajlar "Her mesaj" tercihindedir; tasarımcı hemen görür ve cevap verir. Konu kanalı ilgilendirmediği için kanala taşınmaz.

13.00: Önemli bilgiyi sabitlemek

Yönetici, sunum linkini ve müşterinin istediği değişiklik listesini proje kanalında sabitler. Sabitlenmiş mesajlar kanalın sabit listesinde durur; öğleden sonra kanala giren biri akışı geriye kaydırmadan bunları bulur.

14.00: Sonradan lazım olacak mesajı kaydetmek

Tasarımcı, müşterinin bir önceki toplantıda söylediği bir kararı içeren mesajı "kaydet" ile kayıtlı mesajlarına ekler. Kayıtlı mesajlar kişiseldir; yalnızca kendisi görür ve ihtiyaç duyduğunda tek listeden ulaşır.

16.30: Arama

Sunum sonrası geliştirici, bir hafta önce paylaşılan bir dosyayı arar. Arama kutusuna dosyayla ilgili bir kelime yazar ve sonuçlar konuşmalar arasında listelenir. Arama dakikada sınırlı sayıda yapılabilir; bu insan kullanımı için fazlasıyla yeterlidir.

17.30: Gün sonu

Ekip, genel kanalda kısa bir özet yazar: "Sunum iyi geçti; üç değişiklik isteniyor, listeyi sabitledim." Ertesi sabah bu mesaj duyuru ve sabitlenmiş listeyle birlikte günün başlangıç noktasıdır.

Bu düzeni kendi ekibinize nasıl uyarlarsınız?

Senaryodaki düzenin üç ilkesi vardır ve hepsi kendi ekibinize taşınabilir. Birincisi, duyuruyu ayırın: herkesin görmesi gereken az sayıda şey tek bir kanalda durursa, başka hiçbir kanal bu yükü taşımak zorunda kalmaz. İkincisi, bildirimi konuşmanın türüne göre ayarlayın: doğrudan mesajlar "Her mesaj"da, kalabalık kanallar "Yalnız anılmalar"da. Üçüncüsü, önemli olanı akışa bırakmayın: sabitleyin ya da kaydedin; akış hızlıdır ve her şeyi unutturur.

Senaryodan çıkan özellikler

| Özellik | Bu senaryoda ne işe yaradı? | |---|---| | Duyuru kanalı | Yalnızca önemli şeyin görünmesi | | Kanal bildirim tercihi | Gürültüsüz proje kanalı | | Çoklu ek | Üç görseli tek mesajda göndermek | | Tepki ve yanıt | Küçük onayları kanalı doldurmadan vermek | | Sabitleme | Sunum linkini ve listeyi herkesin bulması | | Kaydetme | Kişisel hatırlatma | | Arama | Bir haftalık dosyayı bulmak |

Saklama ve veri

Şirket alanı sahibi, mesajların kaç gün saklanacağını seçebilir; seçilmezse mesajlar silinmez. Bu stüdyo 365 gün seçmiş olabilir; bu durumda bir yıldan eski mesajlar silinir. Önemli sözleşme ya da karar metinlerini sohbette bırakmak yerine kendi belge düzeninizde saklayın.

Bu senaryoda ürün neleri yapmaz?

Dürüst olalım: bu akışta takvim yoktur; sunum saatini ekip kendi takvimine yazmalıdır. Sesli ya da görüntülü görüşme için ayrı bir araç gerekir; OVOLOOP konuşmadır, görüşme değildir. Anıldığınızda bir bildirim e-postası gider, ama sohbet e-posta kutusunun yerini tutmaz. Dışarıdaki bir müşteri yalnızca misafir olarak eklenirse kendisine ayrılan kanalı görür.

Hazırsanız: OVOLOOP ile ekibinizi bir araya getirin.